«La seguridad es uno de los principales puntales puesto que debemos proteger con sumo cuidado la información que manejamos»

“En estos momentos, mi foco está en mejorar la seguridad, eficiencia, calidad y servicio al cliente en una firma de abogados, impulsando la transformación digital y la innovación tecnológica”. Esta es la presentación que Rafael Madero hace de sí mismo en una de sus redes sociales. Chief Information Officer (CIO) desde hace casi 10 años en el despacho de abogados Pérez-Llorca, también ha ejercido en otras compañías como director del área de Consultoría, director de Proyectos o consultoría de Procesos. Además, ha desarrollado su actividad en distintos sectores: legal, industrial, público o de consultoría.

• ¿Dirías que la transformación digital de los despachos de abogados es algo ineludible?

El sector legal no es diferente a otros y la transformación digital es algo a lo que nos empujan la tecnología y los nuevos tiempos. Si nuestros clientes se transforman, nosotros lo tenemos que hacer también. Pero, la transformación digital en un sector no tiene nada que ver con otro.

En general, el sector legal es muy tradicional en su forma de trabajar, pero el despacho viene desde hace tiempo adaptándose a las necesidades concretas de sus clientes que cada vez son más específicas y complejas, lo que implica que cada asunto u operación sea único y especial. Estos tienen asuntos que les llegan de forma masiva (por ejemplo, reciben demandas más numerosas) y, en ese sentido, se produce una masificación de las cuestiones. Además, ha aumentado exponencialmente el volumen de información a tratar. Entonces, el uso de la tecnología se hace, sencillamente, inevitable.

También hay otro factor que impulsa la digitalización en los despachos de abogados: la búsqueda de la eficiencia en el trabajo y el project management. Es decir, el hecho de ser capaces de dar el mejor servicio al cliente en un ambiente de mucha competencia.

Estas tres cosas nos obligan a digitalizarnos: los proyectos masa, el volumen de información masivo y el hecho de conseguir ser eficientes, para dar el mejor servicio ligado al project management.

• Y, ¿cómo ha sido el proceso de transformación en la empresa?

Ha sido un proceso de muchos cambios. Cuando yo llegué, hace 10 años, los abogados solo tenían ordenadores de sobremesa. Ahora, trabajan con sus portátiles, tienen la información disponible desde cualquier ubicación, cuentan con múltiples aplicaciones de staff que han ayudado al crecimiento de la compañía… Eso ha hecho que todos los procesos sean más ágiles. Realmente, la situación ha cambiado considerablemente y, la velocidad a la que crecemos nos obliga a seguir transformándonos.

En este sentido, el ámbito de la seguridad ha sido uno de los principales puntales puesto que debemos proteger con sumo cuidado la información que manejamos de potenciales ciberataques.

• La situación actual por la pandemia de la COVID-19 ha obligado a muchos cambios, entre ellos, ha puesto en el candelero el teletrabajo. ¿Cómo ha impactado en vuestra forma de trabajar?

Aunque esta situación, producida por la pandemia, nos sobrevino a todos de la noche a la mañana, la verdad es que nosotros conseguimos dar el salto sin ningún problema. Ya llevábamos mucho tiempo trabajando en la movilidad del abogado. Antes solo se podía trabajar desde la oficina y mi intención, cuando llegué, fue facilitar el trabajo desde cualquier lugar. No surge con la idea de teletrabajo actual provocada por la COVID-19, sino con la intención de poder dar servicio al cliente sin importar dónde estemos. La movilidad que buscábamos nos ha permitido que, en estos momentos, ya lo tuviésemos todo preparado. Lo que sí he notado es un gran acelerón en el uso de herramientas colaborativas que también teníamos implantadas ya (Webex, Teams, etc.). Todo esto ha ayudado a que la gente aprenda a trabajar, colaborativamente, de forma remota y sin que su trabajo se vea afectado en ningún momento.

• A nivel seguridad, ¿os ha planteado muchos retos?

Ha sido un reto, sí. El hecho de tener a determinados colectivos que no salen de la oficina, te permite contar con un nivel de seguridad determinado. Pero, cuando todo el mundo tiene que salir, es necesario y reforzar la seguridad, y es lo que hemos hecho.

La seguridad es algo en lo que pensamos y trabajamos de forma continua (analizamos vectores de ataque, posibles brechas, etc.). Siempre estamos tratando de mejorar en este ámbito.

• ¿Consideras que la pandemia ha cambiado la forma de trabajar y que estos cambios han venido para quedarse?

Sin duda esta situación nos ha hecho ser usuarios de herramientas colaborativas que antes tenían un uso mucho más marginal. Ahora su uso se ha extendido y sin duda se seguirán utilizando tras la pandemia porque aportan mucho en la operativa diaria.

Hemos de ver una estandarización de estas herramientas: Zoom, Teams, Webex…y mayor interconexión entre ellas porque la falta de un estándar nos está produciendo no pocos quebraderos de cabeza; pero el mercado se estabilizará.

• Vuestra apuesta por la tecnología es clara. Sois un despacho comprometido con la innovación y contáis, incluso, con herramientas basadas en inteligencia artificial. ¿Cuál es el impacto de la inteligencia artificial (IA) en el sector jurídico y, en concreto, en vuestro despacho?

En el departamento de TI algunos venimos del mundo de la consultoría y tenemos el gusanillo de avanzar en soluciones para nuestros abogados. Llevamos ya unos cinco años analizando opciones de inteligencia artificial y, en este tiempo, hemos aprendido mucho.

Hubo una gran burbuja en la que se hablaba, entre otras cosas, de cómo la IA iba a sustituir al abogado. Lo que hemos podido verificar es que eso no es así. Tienen que ser casos de uso muy concreto y repetitivo, para que se dé esa eficiencia. Los hay, pero, en lo referente a un despacho como el nuestro, la inteligencia artificial puede

ayudar, pero no es aquello mágico que nos vendieron hace unos años.

En nuestro caso, hemos conseguido llegar a un equilibrio. Decidimos analizar dónde estaba la tecnología y en qué nos podía ayudar; no buscar magia, sino aprovechar aquello que pudiera beneficiar a nuestros abogados. En estos momentos, estamos testeando una herramienta que hemos elaborado en colaboración con un proveedor y que, realmente, es capaz de buscar información en documentos, clasificarlos, clasificar cláusulas y, en definitiva, ayudar a los abogados con el trabajo del día a día. Estamos muy satisfechos con lo que hemos conseguido.

• Parece que la digitalización es casi una necesidad competitiva en el ámbito legal. Pero, ¿crees que la apuesta por la innovación y la transformación digital es algo extendido o queda todavía mucho camino por recorrer?

He participado en congresos de abogacía a los que van perfiles diferentes, y hay mucha inquietud y ruido con el tema legaltech, pero su implantación es muy diversa y variada.

Hay empresas con una gran implantación tecnológica que, incluso, han creado páginas web que lanzan reclamaciones de forma automática (detrás de esas reclamaciones hay una máquina). Hay casos de despachos grandes (como el mío) en los que estamos muy preocupados por cómo aplicar la tecnología y hacia dónde orientar la inversión. Y luego hay otros, normalmente pequeños, que no saben por dónde empezar, ya que la adaptación supone, entre otras cosas, una gran inversión.

En definitiva, las grandes empresas estamos focalizadas; las startups legales son 100% tecnológicas, pero, a los despachos más pequeños les cuesta esa evolución porque están más centrados en otros aspectos que para ellos son de mayor importancia. Por eso, uno de los retos del sector es que los abogados se vayan haciendo cada vez más tecnológicos y usen esa tecnología en la medida en la que les sea útil.

• Podemos decir que la tecnología tiene un impacto positivo, pero estos avances también se pueden convertir en “nuevos puntos de entrada” para los ciberdelincuentes. Enero es un buen momento para hacer balance y previsión. ¿Cuáles son los mayores retos a los que os enfrentáis y qué acciones estáis llevando a cabo?

El gran reto al que nos enfrentamos son los ataques dirigidos, que utilizan la ingeniería social. Es un reto y una gran preocupación. Cada vez es más difícil no pulsar el botón, por mucha formación que tengas o por muy concienciado que estés. Es, realmente, complicado.

El último caso de ataque dirigido a notarías pone los pelos de punta. Se trata de un correo electrónico entre personas que habían intercambiado emails previos con esa temática. Ya no estamos hablando de mensajes mal escritos, con faltas de ortografía o de concordancia. Son ataques muy dirigidos y muy difíciles de detectar y parar. Lo único que nos queda es formar, formar y formar a la gente, y crear protocolos de verificación. 2020 ha sido un año complicado en cuanto a ataques y 2021 se prevé también malo.

• En un despacho de abogados, la información tiene un valor incalculable. ¿Cómo es la conjunción entre tecnología y seguridad? ¿Es fácil hacer entender a los trabajadores la importancia de aplicar esas tecnologías de forma segura? ¿Son conscientes de los riesgos?

Partimos de la base de que la dirección del despacho está implicada al 100% en la seguridad y yo creo que todo el mundo es consciente de los riesgos. Pero, a veces, es difícil hacer entender a la gente que el riesgo está ahí y existe realmente. En ocasiones, por prisa o por descuido, alguien se puede comportar de forma imprudente (acceder a páginas de dudosa reputación, utilizar algún software que no debe, etc.). Nosotros tenemos que estar preparados para esas situaciones puesto que, con un volumen tan alto de empleados, es probable que alguien se despiste. Y un solo fallo puede ocasionar graves problemas.

• Es importante que los equipos de trabajo estén concienciados en materia de ciberseguridad. Pero, ¿qué importancia tiene la implicación de la alta dirección en seguridad de la información?

Es fundamental. Y, en este sentido, yo destacaría tres aspectos: si la alta dirección no está concienciada al cien por ciento, no transmite los mensajes hacia abajo (no apoya esa visión de vigilancia, que puede implicar una sanción por un comportamiento inadecuado). También es quien nos procura los recursos para poder aplicar las medidas de seguridad necesarias. Y, además, a la hora de establecer los protocolos, debe entender la necesidad de equilibrio entre la comodidad en la operatividad y la seguridad.

• ¿La transformación tecnológica implica, también, una transformación en los abogados? ¿Ha cambiado el perfil que se busca?

En el caso de nuestro despacho, lo que se sigue buscando son buenos letrados, con un alto componente técnico, inglés y habilidades soft. Es verdad que, en la actualidad, las propias universidades empiezan a darles a los abogados un perfil nuevo; les enseñan a utilizar herramientas de búsqueda de eficiencia, que requieren cierto conocimiento sobre ellas. En la medida en que el abogado se acerque más a esas herramientas, sacará más jugo a lo que obtiene de ellas.

Lo que está claro es que, aunque los perfiles no cambien mucho, necesitamos abogados a los que no les dé miedo la tecnología.

• En unas declaraciones tuyas de 2015, decías: “Mi lucha es llevar la tecnología a un sector clásico, como son los despachos de abogados”. Llevas casi 10 años trabajando en Pérez-Llorca. ¿Dirías ahora que lo has conseguido?

Yo creo que sí. En Pérez-Llorca hemos hecho un avance muy grande a nivel tecnológico, incluso, de la consideración que tenemos de la tecnología en el despacho. Las personas que trabajamos en los departamentos de TI ya no somos vistos como solucionadores de problemas sino como responsables de la búsqueda de nuevas soluciones tecnológicas para apoyar el desarrollo del negocio. Esto es una preocupación en todos los despachos, tanto nacionales como internacionales, y todos estamos trabajando y colaborando para desarrollar las mejores herramientas tecnológicas y de seguridad en este sector.

El sector entiende que la tecnología es un factor más que mirar y en el que invertir. En definitiva, invertir en seguridad es invertir en estabilidad de la empresa, con el objetivo de poder seguir dándoles a nuestros clientes el servicio que les prestamos hoy.

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